Po dopisaniu punktu do zakresu muszą wydarzyć się jeszcze cztery rzeczy. Zespół powinien wiedzieć, co dokładnie się zmieniło, od kiedy nowe ustalenie obowiązuje, gdzie ta praca ma się zmieścić i jak sprawdzimy efekt.
Samo zapisanie zadania zajmuje chwilę. Na obiekcie ten jeden punkt może jednak zmienić organizację całej pracy. W CLEANOVIE zajmuję się ofertami, rozmowami z klientami i organizacją pracy na obiektach. Te obszary spotykają się właśnie wtedy, gdy ustalenia trzeba przełożyć na wykonanie.
Uzgodnienie musi dotrzeć do zespołu
Nowe zadanie nie wykona się dlatego, że pojawiło się w pliku. Osoby pracujące na obiekcie muszą dostać jasną informację o tym, co jest nowe i od kiedy mają działać inaczej. Bez tego klient zna uzgodnioną zmianę, ale zespół może nadal pracować według wcześniejszego zakresu.
W takiej sytuacji nie musi być żadnej złej woli. Problem powstaje pomiędzy rozmową a wykonaniem. Jedna strona uważa zmianę za obowiązującą, druga nie dostała informacji, która pozwala wprowadzić ją w codzienną pracę.
Nowe zadanie potrzebuje miejsca w pracy
Każde dodatkowe działanie zajmuje czas. Dlatego po zmianie zakresu trzeba ustalić, gdzie nowa praca ma się zmieścić. Nie wystarczy dołożyć kolejnego punktu i zakładać, że reszta organizacji pozostanie bez zmian.
Czasem nowe zadanie wymaga innego środka albo sprzętu. Czasem po prostu potrzeba więcej czasu. To nie są dodatki do dokumentu, tylko warunki potrzebne do wykonania tego, co zostało uzgodnione z klientem.
Jeżeli tych warunków nie uwzględnię, zespół dostaje dodatkowe zadanie bez informacji, co ma zrobić inaczej albo z czego ma zrezygnować. Klient ma natomiast pełne prawo oczekiwać zmiany, którą uzgodnił. Rozbieżność zaczyna być widoczna dopiero przy wykonaniu.
Zmiana potrzebuje punktu kontroli
Na końcu trzeba jeszcze ustalić, jak sprawdzimy efekt. Bez tego można przekazać informację, zmienić organizację i nadal nie wiedzieć, czy nowe zadanie zostało wykonane zgodnie z ustaleniem.
Kontrola nie musi oznaczać rozbudowanego raportu. Musi jednak odpowiadać na proste pytanie: po czym poznamy, że uzgodniona zmiana rzeczywiście działa na obiekcie. Dopiero wtedy rozmowa, dokument i wykonanie opisują tę samą usługę.
Poprawka w pliku to początek
Zmiana zakresu łączy ustalenia handlowe z codzienną pracą. Wymaga przekazania informacji, znalezienia miejsca w organizacji, zapewnienia potrzebnego czasu lub zasobów oraz późniejszego sprawdzenia efektu.
Dopisanie punktu zamyka etap rozmowy i aktualizacji dokumentu. Nie zamyka wdrożenia. Dla mnie poprawka w pliku jest dopiero pierwszym krokiem, bo zakres zaczyna działać dopiero wtedy, gdy da się go wykonać i sprawdzić na obiekcie.
Ten tekst rozwinąłem z krótszego wpisu na LinkedInie. Zobacz wpis.